Política de Tratamiento de Datos

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Política de tratamiento de datos

SKARA BRAE COLOMBIA

Objetivo

Cumplir con la legislación nacional con relación al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. De igual manera acatar lo normado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Ley para la protección de datos personales), el Decreto Nacional 1377 de 2013 y otras normas correspondidas.

Alcance

Todas las áreas de SKARA BRAE COLOMBIA SAS que tienen procedimientos relacionados con los datos o información de clientes, proveedores, visitantes y personal de la empresa, deben tener conocimiento del presente manual de procedimientos.

Integralidad

Los procedimientos de manejo de información que desarrolla SKARA BRAE COLOMBIA SAS son realizados de forma responsable respetando los derechos de clientes, proveedores, visitantes y personal de la empresa, a la protección y correcto manejo de su información personal.

Presentación

La legislación y los mecanismos de protección de datos protegen a las personas contra el uso indebido de información personal por parte de los controladores de datos. Habeas Data otorga a los individuos el derecho de acceder, corregir y objetar el procesamiento de su información.

La protección de datos es un derecho a la privacidad personal que las personas tienen contra el posible uso de sus datos personales por parte de controladores de datos de forma no autorizada o en contra de los requisitos de la fuerza.

Es de resaltar que el Habeas Data en la legislación colombiana es un derecho y una acción que puede ser llevada ante los tribunales para permitir la protección de la imagen individual, la privacidad, el honor, la autodeterminación de la información y la libertad de información de una persona. Una queja de Habeas Data puede ser presentada por cualquier ciudadano contra cualquier registro para averiguar qué información se guarda sobre su persona. Esa persona puede solicitar la rectificación, actualización o incluso la destrucción de los datos personales que posee.

En ese sentido, SKARA BRAE COLOMBIA SAS a través del presente documento reconoce el derecho de Habeas Data que asiste a todas aquellas personas con las que la empresa tiene relación y dispone un conjunto de mecanismos para garantizar dentro del ámbito más amplio la protección de sus datos.

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía SKARA BRAE COLOMBIA SAS quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

SKARA BRAE COLOMBIA SAS está comprometida con los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y transferencia de esa información.

Estas políticas son de obligatorio cumplimiento para SKARA BRAE COLOMBIA SAS, en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Empresa, o que sin actuar en nombre de SKARA BRAE COLOMBIA SAS utilicen datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Identificación del responsable del tratamiento

Razón Social: SKARA BRAE COLOMBIA SAS.

Domicilio: km 7+900 #22-90 anillo vial vía Girón

NIT: 901.000.490

Dirección de correspondencia: km 7+900 #22-90 anillo vial vía Girón

Email: contaskarabraesas@gmail.com

Teléfono: 3205457851

Marco legal

Constitución Política, artículo 15 y 20.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

Derechos de los titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento en casos tales como: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos relacionados con el registro civil de las personas.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS respecto del titular del dato.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
Actualizar la información cuando sea
Rectificar los datos personales cuando ello sea

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si SKARA BRAE COLOMBIA SAS realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a SKARA BRAE COLOMBIA SAS los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y comercio.

Consultas

INACAR S.A garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales INACAR S.A garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Aviso de privacidad

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, SKARA BRAE COLOMBIA SAS informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

El aviso de privacidad contendrá la siguiente información:

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten al titular.
Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

No obstante, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

Procedimiento para ejercer los derechos al habeas data

SKARA BRAE COLOMBIA SAS cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con SKARA BRAE COLOMBIA SAS así:

Si es usuario de los servicios de SKARA BRAE COLOMBIA SAS o ha participado en una actividad comercial o promocional de esta empresa, dirigirse a: contaskarabraesas@gmail.com
Si recibe a su correo electrónico los titulares información de SKARA BRAE COLOMBIA SAS, dirigirse a: contaskarabraesas@gmail.com
Si recibe a información, publicidad o se le ofrecen productos y servicio de terceros a través de SKARA BRAE COLOMBIA SAS, dirigirse a: contaskarabraesas@gmail.com
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente 3205457851 en el horario de: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm.

Ejercicio de los derechos

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, SKARA BRAE COLOMBIA SAS garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de SKARA BRAE COLOMBIA SAS de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el

SKARA BRAE COLOMBIA SAS garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

Consultas

SKARA BRAE COLOMBIA SAS garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales SKARA BRAE COLOMBIA SAS garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

Reclamos

SKARA BRAE COLOMBIA SAS garantiza el derecho del reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos para presentar reclamos

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por SKARA BRAE COLOMBIA SAS señalados en el aviso de privacidad y en este documento debe contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de
Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos

Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Rectificación y actualización de datos

SKARA BRAE COLOMBIA SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

SKARA BRAE COLOMBIA SAS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Supresión De Datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SKARA BRAE COLOMBIA SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SKARA BRAE COLOMBIA SAS, es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, SKARA BRAE COLOMBIA SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Revocatoria de autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SKARA BRAE COLOMBIA SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a SKARA BRAE COLOMBIA SAS, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Procedimiento de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SKARA BRAE COLOMBIA SAS, de acuerdo con el procedimiento anteriormente mencionado.

Deberes de SKARA BRAE COLOMBIA SAS cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales.